Die Arbeitsgruppe bestand aus fünf Personen aus unterschiedlichen Abteilungen, unter anderem aus Vorsorge, Finanzen & Controlling, Asset Management und Sekretariat. Dadurch konnten verschiedene Sichtweisen und Bedürfnisse aus dem Arbeitsalltag einfliessen. Ich bin als Teil der Arbeitsgruppe nach und nach in die Rolle der Koordinatorin und Organisatorin hineingewachsen und war vor allem für die Koordination und Organisation zahlreicher Themen rund um den Umzug verantwortlich. Dabei hatte ich mit unterschiedlichen Stellen zu tun, von Architekten und der Liegenschaftsverwaltung über Handwerker bis hin zu internen Ansprechpersonen und externen Dienstleistern. Ich habe Abklärungen getroffen, Offerten eingeholt, Termine koordiniert, Aufgaben nachverfolgt und versucht, bei offenen Fragen möglichst rasch eine Lösung zu finden. Es war eine sehr abwechslungsreiche Aufgabe, bei der man immer wieder Neues dazugelernt hat. Und vielleicht ist genau das eine der wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Umzug: Manchmal muss man einfach die Ärmel hochkrempeln, dranbleiben und dafür sorgen, dass es funktioniert.
Bei einem Umzug gibt es erstaunlich viele Dinge, über die man diskutieren kann. Was zunächst nach einer ganz einfachen Frage klingt, «Wo stellen wir das hin?», kann plötzlich eine erstaunliche Eigendynamik entwickeln. Gute Argumente gab es dabei auf allen Seiten, denn schliesslich sollte das neue Büro nicht nur gut aussehen, sondern auch im Alltag funktionieren. Am Ende ging es immer darum, eine Lösung zu finden, mit der möglichst viele gut leben können. Und wir haben definitiv gelernt: Man kann über fast alles diskutieren, über die Schrankbreite, den Wasserspender, den langen Küchentisch, das Farbkonzept, die Anzahl und Anordnung der Desk-Sharing-Arbeitsplätze oder darüber, wer mit wem im Büro sitzt. Manchmal waren es gerade die kleinen Dinge, die für die längsten Diskussionen gesorgt haben.
Die grösste Herausforderung war für mich, bei all den verschiedenen Themen den Überblick zu behalten und gleichzeitig flexibel zu bleiben. Ein Umbau und ein Umzug bestehen eben nicht einfach aus «Kisten packen, Möbel zügeln, fertig». Dahinter stecken unzählige Abhängigkeiten. Wenn sich beispielsweise ein Termin verschiebt, kann das schnell Auswirkungen auf andere Arbeiten haben. Dazu kam, dass sich im Laufe des Projekts immer wieder Entscheidungen verändert oder neue Anforderungen ergeben haben. Dann musste man umdenken, neu koordinieren und manchmal auch kurzfristig eine andere Lösung finden. Und natürlich kommt bei einem solchen Projekt irgendwann die Realität dazu: Nicht alles funktioniert genauso, wie man es auf dem Papier geplant hat, umso mehr, wenn man in einer älteren Liegenschaft umbaut und umzieht.
Es gab einige Ideen, Wünsche und Vorschläge, die diskutiert wurden und es dann doch nicht bis in die finale Version geschafft haben. Das gehört bei einem solchen Projekt wohl einfach dazu. Nicht jede Idee lässt sich am Ende umsetzen, manchmal aus Platzgründen, manchmal aus Kostengründen und manchmal auch einfach, weil sich im Laufe der Planung eine andere Lösung als sinnvoller herausgestellt hat.
Zum Glück überwiegend positiv. Besonders geschätzt werden die hellen Räumlichkeiten, die moderne Infrastruktur sowie die verbesserten Möglichkeiten für Zusammenarbeit und Austausch. Natürlich gibt es nach einem Umzug zuerst einmal die berühmte Phase: «Wo ist eigentlich …?» oder «Wie funktioniert das Reservationssystem hier nochmals?» . Aber genau das gehört dazu. Ein neues Büro muss sich zuerst einspielen, und vieles wird erst im Alltag wirklich sichtbar. Ich finde es schön, dass die neuen Räume grundsätzlich gut aufgenommen wurden und bereits viele positive Rückmeldungen eingegangen sind, auch von externen Besuchern. Gleichzeitig gibt es noch den einen oder anderen Punkt, bei dem wir oder die Liegenschaftsverwaltung nachjustieren können.
Ja, ein bisschen Feintuning gibt es noch. Ein älteres Gebäude hat schliesslich seine eigenen Tücken. Sonnenstoren, sanitäre Installationen oder andere technische Einrichtungen funktionieren nicht immer auf Anhieb so, wie man es gerne hätte. Vieles zeigt sich auch erst, wenn ein Büro im Alltag wirklich genutzt wird. Deshalb wird nun Schritt für Schritt geschaut, was noch angepasst oder optimiert werden kann. Der Umzug ist abgeschlossen, ganz fertig sind wir aber noch nicht.
Ich mag besonders die Bereiche, in denen Begegnung und Austausch entstehen können. Das neue Büro wirkt an vielen Stellen offener und lebendiger.
Mein persönlicher Lieblingsmoment ist aber eigentlich gar nicht an einen bestimmten Platz gebunden: Nach all den Monaten mit Planung, Organisation, Diskussionen, Listen und Terminen durch das neue Büro zu laufen und plötzlich zu denken: «Wow, jetzt sind wir tatsächlich hier.»🏠
